「資料作成、終わらない…」
多くのサラリーマンが抱える悩み、それはレポート作成ではないでしょうか？
日々の業務に追われ、残業続きでやっと帰宅…
そんな時に限って、急なレポート作成を命じられる。
「今日はもう寝たいのに…」
そう思いながらも、徹夜で資料作成をした経験はありませんか？
レポート作成は、情報収集から構成検討、文章作成など、多くの工程が必要で、時間も手間もかかります。
しかし、Geminiとプロンプトを活用することで、レポート作成時間を劇的に短縮できることをご存知でしょうか？
この記事では、社内業務の効率化に役立つ、Geminiで使えるレポート作成用プロンプトを目的別に紹介します。
これらのプロンプトを活用することで、レポート作成にかかる時間を大幅に短縮し、より生産性の高い働き方を実現できます。
ただし、この記事で紹介するプロンプトは、あくまで業務効率化を目的としたものであり、悪用は厳禁です。
情報漏洩や著作権侵害など、不適切な利用は絶対に行わないでください。
なぜレポート作成に時間がかかるのか？
そもそも、なぜレポート作成には時間がかかるのでしょうか？
その原因は、主に以下の3つが考えられます。
1. 情報収集に時間がかかる
レポート作成には、正確な情報が不可欠です。
そのため、社内外の資料やデータ、インタビューなどを通して、必要な情報を収集する必要があります。
しかし、情報収集には時間がかかるだけでなく、情報の信頼性や正確性を確認する手間もかかります。
2. 構成検討に時間がかかる
レポートの構成は、読者に情報を分かりやすく伝える上で非常に重要です。
どのような順番で情報を伝え、どのような図や表を活用すれば効果的なのかを検討する必要があります。
しかし、構成検討には論理的思考力や表現力が求められ、慣れていないと時間がかかってしまいます。
3. 文章作成に時間がかかる
レポートの文章は、情報を正確に伝え、読者の理解を深める上で重要な役割を果たします。
そのため、分かりやすく、説得力のある文章を作成する必要があります。
しかし、文章作成には文章力や表現力が求められ、推敲作業も必要となるため、時間がかかってしまいます。
レポート作成を効率化するGeminiプロンプト集
では、実際にどのようなGeminiプロンプトを活用すれば、レポート作成を効率化できるのでしょうか？
ここでは、汎用的なプロンプトと業務内容別のプロンプトに分けて、具体的な例を紹介します。
汎用的なGeminiプロンプト
まずは、様々なレポート作成に共通して活用できる、汎用的なGeminiプロンプトを紹介します。
- 目的、対象読者、レポート形式などを指定するプロンプト例
## レポート作成プロンプト
**目的:** [レポートの目的を具体的に記述]
**対象読者:** [レポートの対象読者を具体的に記述]
**レポート形式:** [レポート形式（例：社内報告書、企画書、提案書）を指定]
**キーワード:** [レポートに関連するキーワードを複数指定]
**情報源:** [レポート作成に利用する情報源（例：社内資料、Webサイト、インタビュー）を指定]
**その他:** [その他、レポート作成に関する指示事項（例：図表の挿入、参考文献の明記）]
**上記の設定に基づいて、[レポートテーマ]に関するレポートを作成してください。**
- 情報収集に役立つプロンプト例
## 情報収集プロンプト
**テーマ:** [情報収集したいテーマを記述]
**キーワード:** [テーマに関連するキーワードを複数指定]
**情報源:** [情報収集に利用する情報源（例：Webサイト、ニュース記事、論文）を指定]
**情報の種類:** [どのような種類の情報（例：統計データ、事例、専門家の意見）が欲しいかを指定]
**上記の設定に基づいて、[テーマ]に関する情報を収集してください。**
- 要約に役立つプロンプト例
## 要約プロンプト
**対象文章:** [要約したい文章を指定]
**要約レベル:** [要約レベル（例：短く要約、詳細に要約）を指定]
**要約形式:** [要約形式（例：箇条書き、段落）を指定]
**上記の設定に基づいて、[対象文章]を要約してください。**
- 文章作成に役立つプロンプト例
## 文章作成プロンプト
**テーマ:** [文章のテーマを記述]
**キーワード:** [テーマに関連するキーワードを複数指定]
**文章のトーン:** [文章のトーン（例：丁寧、親しみやすい）を指定]
**文章形式:** [文章形式（例：レポート、ブログ記事、メール）を指定]
**文字数:** [文章の文字数を指定]
**上記の設定に基づいて、[テーマ]に関する文章を作成してください。**
業務内容別のGeminiプロンプト
次に、業務内容別に特化したGeminiプロンプトを紹介します。
- 営業報告書
## 営業報告書作成プロンプト
**日付:** [日付]
**担当者:** [担当者名]
**顧客名:** [顧客名]
**商談内容:** [商談内容の詳細]
**結果:** [商談結果（例：成約、失注、継続）]
**今後のアクション:** [今後のアクションプラン]
**上記の設定に基づいて、[顧客名]の営業報告書を作成してください。**
- 会議議事録
## 会議議事録作成プロンプト
**会議名:** [会議名]
**日時:** [日時]
**参加者:** [参加者名]
**議題:** [議題]
**決定事項:** [決定事項]
**アクションアイテム:** [アクションアイテム]
**上記の設定に基づいて、[会議名]の議事録を作成してください。**
- 企画書
## 企画書作成プロンプト
**企画名:** [企画名]
**目的:** [企画の目的]
**ターゲット:** [ターゲット層]
**内容:** [企画内容の詳細]
**スケジュール:** [スケジュール]
**費用:** [費用]
**上記の設定に基づいて、[企画名]の企画書を作成してください。**
- 日報
## 日報作成プロンプト
**日付:** [日付]
**担当者:** [担当者名]
**業務内容:** [その日の業務内容]
**成果:** [業務成果]
**課題:** [課題点]
**今後の予定:** [今後の予定]
**上記の設定に基づいて、[日付]の日報を作成してください。**
Geminiプロンプト活用の注意点
Geminiプロンプトはあくまでも補助ツールであり、生成された文章をそのまま利用できるとは限りません。
以下の点に注意して、Geminiプロンプトを活用しましょう。
- 生成された文章の正確性や適切性を必ず確認する
- 個人情報や機密情報をプロンプトに入力しない
- プロンプトを過信せず、自分の知識や経験に基づいて判断する
まとめ
Geminiプロンプトを活用することで、レポート作成時間を大幅に短縮し、空いた時間で他の業務に集中できます。
ぜひ、この記事で紹介したGeminiプロンプトを参考に、あなたの業務効率化に役立ててください。
ただし、悪用は厳禁です。情報漏洩や著作権侵害など、不適切な利用は絶対に行わないでください。